“O que estávamos discutindo mesmo?” Segunda Parte

Apresentamos neste último Gestão Educacional de 2009 a segunda parte do texto “O que estávamos discutindo mesmo?”. A reportagem aborda dicas interessantes que podem ajudá-lo a tornar suas próximas reuniões de trabalho mais produtivas e dinâmicas. Vamos a elas?

O que estávamos discutindo mesmo? (Parte II)

Quem promove a reunião deve ter em mente algumas normas de boas maneiras.

A primeira delas é oficializar a reunião com, pelo menos, 48 horas de antecedência.

“Hoje, o e-mail facilita muito esse processo. Esse prazo ajuda as pessoas a remanejarem possíveis compromissos. Peça também que a presença seja sempre confirmada, porque se o segundo principal elemento da reunião não estiver presente, por exemplo, ela fica capenga”, ensina Jaqueline Silveira Mascarenhas, coordenadora do Ibmec Carreiras, do Grupo Ibmec Educacional, de Belo Horizonte (MG).

Entregar um material que ajude as pessoas a se prepararem previamente, segundo ela, também é um facilitador. “Se a escola for fazer uma pesquisa de satisfação dos alunos, é bom que o responsável já faça um questionário prévio, imprima e entregue para todos logo no começo da discussão”.

Definir os integrantes pelas suas competências é uma forma de respeito aos participantes. “Preciso de pessoas que conheçam o assunto e que façam colocações pertinentes. Se quero criticar algo, por exemplo, devo procurar na equipe quem tem esse perfil”, explica Nancy Malschitzky, professora da pós-graduação em gestão de pessoas da Fae Centro Universitário, de Curitiba (PR).

Elaborar uma agenda para as próximas reuniões e se preocupar com o bem-estar das pessoas é fundamental. “Deixar o ambiente agradável, servir uma água e um café é positivo. Reuniões geralmente são para tomadas de decisão, portanto, é importante que o local seja agradável. Quem convoca sempre deve verificar se o lugar não estará em horário de limpeza ou ocupado por terceiros”, diz Jaqueline.

Outra gafe que deve ficar de fora: recursos multimídia que não funcionam. “Se você apresentar algo em Power Point ou for mostrar algum vídeo, teste antes o recurso, assim como o material impresso. Deixe ele preparado anteriormente”, orienta a coordenadora.

Outra atitude educada é chegar pontualmente e pedir para que as pessoas deixem o celular no silencioso. “Dependendo do tamanho da reunião, olhe o celular de vez em quando e mande mensagem ao invés de sair. Caso uma pessoa tenha uma situação urgente e precise sair para atender, é ideal que avise no começo”, salienta Jaqueline.

Controle

É importante que o gestor defina uma pessoa para que anote os pontos principais da reunião e que fique de olho no horário. “Ele tem de determinar o início e o término e sempre cuidar com pessoas que monopolizam a fala. Isso é muito chato. O condutor deve ser firme, agradecer a participação e passar a palavra”, ensina Jaqueline.

Os próprios participantes, diz ela, necessitam ter cuidado com a fala. “Vejo muito isso. Sempre tem uma pessoa que fala em detrimento de todos, quase como um momento de catarse para mostrar que sabe ou fazer críticas. Tem muita gente que se for para uma reunião definir o uso do guarda-pó para os professores, daqui a pouco já começam a falar do tecido, dos botões. É esse tipo de intervenção que extrapola horário e foge do foco”.

Para que o assunto da reunião seja “fechado”, é importante que o gestor envie um breve balanço, com pontos decididos e a resolver. “Assim, as pessoas percebem o que foi feito naquele tempo e no que contribuíram”, esclarece Nancy.

Como elaborar a pauta?

Na hora de planejar a reunião, é importante que o gestor elabore previamente a pauta e, após, um balanço do que foi tratado. Em ambos os casos, segundo o administrador Augusto Campos, não há necessidade de haver nenhum documento formal, mas é importante que contenham os seguintes itens:

* Tema da reunião;
* Motivo da sua realização, local, horário e duração prevista;
* Quem conduzirá e quem estará presente;
* Tópicos discutidos e decisões tomadas;
* Para cada decisão, registre a pessoa que será responsável.

Texto de Isadora Rupp (isadora@humanaeditorial.com.br) publicado originalmente na revista Gestão Educacional de novembro/2009.